Правовой аудит
Статья опубликована в еженедельной экономической газете «Эпиграф» от 11 июня 2011года.

Известно, что в посткризисный период сильно возрос спрос на услуги правового аудита.

Проще говоря, в период экономической нестабильности владельцы компаний допускали несознательно, а порой специально правовые нарушения в хозяйственной деятельности, после чего потребовалась юридическая ревизия документов.

Осветим ряд вопросов по этой проблематике.

Наиболее востребован заказчиками комплексный или выборочный аудит?

В практике юридической компании «АНЖАНИ» выборочный аудит более востребован, чем комплексный. Комплексный правовой аудит, как правило, планируют предприятия среднего и более крупного бизнеса, поскольку нарастающий документооборот Заказчику в определенный момент хочется привести в порядок и соответствие законодательству, а юристам, имеющимся в штате, к примеру, не хватает опыта по отдельным вопросам права. В таких случаях предприятиями привлекаются более опытные юристы «со стороны».
Для малого бизнеса, пожалуй, оптимален вариант выборочного аудита для минимизации затрат.

Говоря о выборочном аудите можно выделить аудит в сфере гражданских правоотношений с контрагентами (проверяются договоры поставки, подряда, комиссии, возмездного указания услуг, транспортной экспедиции и другие), а также правовой аудит документации в рамках трудовых отношениях на предприятии.

Именно эти категории документов я бы рекомендовала владельцу бизнеса подвергать ревизии обязательно и в первую очередь, поскольку при созревании проблемы их сложно будет поправить по причине нежелания (отказа) контрагента (работника).

При выборочном аудите гражданских договоров и иной документации, чаще всего, проверке подвергаются документы, связанные с уже наступившей проблемой спора с контрагентом, отказа контрагента оплачивать долг или встречными претензиями сторон (например, с одной стороны – претензии по неоплате долга, с другой стороны - претензии по качеству).

Какие документы малого и среднего бизнеса, как показывает практика, нужно исследовать в первую очередь, чтобы оценить существенные риски?
Чтобы оценить существенные риски, в первую очередь, правовому аудиту подвергаются договоры, спецификации, приложения, дополнительные соглашения, доверенности, акты приемки работ, акты приемки услуг, КС-2, КС-3 изучается переписка сторон. 
 
Как правило, Заказчик доверяет юристу «как врачу» (особенно обратившись по рекомендации), а обязанность юриста в частности является - хранить профессиональную тайну относительно договора, заключенного с Заказчиком и сведений, предоставленных юристу Заказчиком. 
 
Есть ли какие-то наиболее распространенные правовые ошибки либо сознательные нарушения в документации коммерческих юридических лиц?
Существуют наиболее распространенные правовые ошибкив документации коммерческих юридических лиц.

Это – подписание договора в виде некой «рыбы», «не глядя».
Это – собственно текст договора, составленный таким образом, что данный договор может являться незаключенным: то есть, считайте, что договора нет. Отсюда проблема с выполнением обязательств сторон.

Кроме того, многие бизнесмены ошибочно считают, что если есть печать на договоре, а нет подписи – это - нормально. На самом деле такой договор не подписан и не заключен.

К распространенным ошибкам относятся также подписание договора с юридическим лицом или ИП, без проверки его правоспособности, результатом чего могут явиться или проблемы с налоговыми органами (связанные с НДС) или невозможность возврата уплаченного аванса.
Встречаются также ситуации, когда в договоры множество, раз вносились изменения (по требованиям, например, контрагентов) в результате чего в целом в договоре накопились пункты которые противоречат друг другу. В таких случая юрист «со стороны» сразу увидит подобные разночтения и устранит их 
 
Бывают и многие другие ошибки. Если говорить о сознательных нарушениях, то это, чаще всего, «покупка копий чеков» для отнесения товаров на затраты компании (от несуществующих фирм). Это оформление документами каких-либо скрытых работ, которые нельзя проверить (например, ремонт подземного трубопровода). В таком случае вопросы возникнут, когда трубопровод реально прорвется и придется вновь его ремонтировать в ближайшее время, однако уже эти повторные затраты налоговый орган может признать экономически необоснованными (ст. 252 Налогового Кодекса РФ).

Использование в работе Заказчиком «недобросовестных» или несуществующих контрагентов (а также работа с контрагентами без проверки их правоспособности) на практике может повлечь миллионные штрафы со стороны налоговых органов.

Таким образом, следует учитывать риски, как налоговых, так и административных, и уголовно - правовых последствий.
Трудовые отношения внутри предприятия. 
 
В документообороте по трудовому праву малого и среднего бизнеса, чтобы оценить существенные риски, в первую очередь нужно исследовать трудовые договоры, должностные инструкции (в случае, если трудовая функция не включена в текст трудового Договора), приказы, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, если они есть. Важно проверить, как составлены данные документы, правильно ли подписаны.
На практике выборочному аудиту подвергаются документы при возникшем споре между работодателем и работником.

Здесь–то и выясняется: то должностные обязанности не вменены, то с правилами внутреннего трудового распорядка работник не ознакомлен и за опоздание привлечен работодателем необоснованно (ведь именно так может рассудить суд).

Ни малый, ни средний бизнес не может себе позволить содержать неэффективных работников.

Чаще всего, правовому аудиту подвергается комплект документов по увольнению работника, скажем по части 5 статьи 81 Трудового Кодекса: «неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание», встречаются и другие основания.

В спорах по увольнению возникают два основанных вопроса: соблюден ли порядок увольнения и есть ли основания для увольнения. Если хотя бы одно дисциплинарное взыскание суд признает незаконным, увольнение в целом также становится незаконным и работодатель терпит массу убытков, в том числе по оплате вынужденного прогула за все месяцы судебной тяжбы, моральный вред, предъявленный работником за незаконное увольнение, судебные издержки.

Конечно, правовому аудиту следует подвергать уже на этапе приготовления к увольнению сотрудника, чтобы можно было внести необходимые коррективы.

Только после консультации юриста рекомендую предпринимать какие-либо действия. Безусловно, в двух словах не расскажешь обо всех «подводных камнях», вопросы увольнения и документооборота в трудовых правоотношениях - это тема для отдельного исследования и отдельной статьи.

Как должно выглядеть заключение по итогам аудита?
Я считаю, что заключение по итогам аудита должно содержать пункты, о выявленных нарушениях, правовое обоснование, почему важно устранить недостатки и какие риски за ними стоят.

Неотъемлемой частью правового аудита, я считаю, должны стать разработанные типовые договоры для данного конкретного предприятия, спецификации, иные необходимые документы с учетом практики работы, сложившейся именно на данном предприятии, для чего я всегда прошу подготовить «тезисы», в том числе и от реальных исполнителей договоров (тех кто производит работы, отпускает товар, занимается претензионной работой).

Результатом могут стать также «пошаговые инструкции» для персонала низшего звена (для типовых видов работ), призванные повысить эффективность работы системы бизнеса в целом.

В рамках трудового права в результате правового аудита чаще всего Заказчик просит разработать трудовые договоры, должностные инструкции правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, стандарты работы в Компании.

«Венцом» аудита, я считаю, должны стать документы, созданные индивидуально для данного бизнеса и максимально защищающего его интересы и права.